Акаунти Google для бізнесу: Workspace, Карти, Ads та інше

Напрочуд багато чого в сучасному бізнесі тримається на входах через Google. Пошта, спільні документи, картка вашого закладу в Google Картах, рекламний акаунт, статистика сайту й навіть канал на YouTube можуть бути прив’язані до того чи іншого акаунта Google. Коли така конфігурація виростає стихійно, нерідко з’ясовується, що все належить особистому Gmail засновника або співробітнику, який давно пішов.

Один раз усе продумати означає уникнути справжніх проблем пізніше. Мета проста: важливими акаунтами має керувати бізнес, а не окрема людина, ними повинні мати змогу керувати кілька довірених людей, і нікому не треба ділитися паролем, щоб виконувати свою роботу. Далі в посібнику розглянуто основні сервіси Google, якими користуються компанії, і те, як для кожного впорядкувати власність і доступ.

Особистий акаунт Google безкоштовний, і створити його може кожен, хто досяг мінімального віку за правилами Google, — з новою адресою Gmail або з електронною адресою, яку вже маєте. Він дає Gmail, Drive, Календар і Docs, а також дозволяє входити в бізнес-інструменти на кшталт Business Profile, Ads і Analytics. Для підприємця-початківця окремий акаунт, що використовується лише для бізнесу, — розумний перший крок, якщо він лишається відокремленим від приватного.

Google Workspace — це платна керована версія для організацій. Вона дає кожному члену команди адресу у вашому власному домені, а акаунти належать організації, а не окремим людям. З консолі адміністратора можна створювати й видаляти користувачів, скидати паролі, застосовувати політики безпеки, керувати пристроями й контролювати, як файли надаються стороннім. Спільні диски зберігають файли, що належать команді, тож документи не зникають, коли хтось іде.

Редакції Workspace відрізняються обсягом сховища, можливостями зустрічей, засобами безпеки та варіантами архівування, а Google час від часу змінює лінійку. Порівнюйте актуальні редакції з тим, що вам справді потрібно, а не обирайте найбільший тариф за замовчуванням.

Пошта у власному домені викликає в клієнтів більше довіри, ніж звичайна адреса, а оскільки домен належить вам, адреса продовжує працювати, навіть якщо згодом ви змінюватимете провайдера. Спільними адресами, як-от скринька підтримки чи продажів, можна керувати через групи чи псевдоніми, щоб листи доходили до потрібних людей і ніхто не входив у спільний акаунт.

У Drive доступом керують для кожного файлу чи папки, з правами глядача, коментатора й редактора. Звикайте ділитися з конкретними людьми, а не з будь-ким, хто має посилання, і час від часу переглядайте зовнішній доступ. Файли в особистому розділі «Мій диск» належать цій людині, а файли на спільному диску — команді, і це надійніший варіант для всього, від чого залежить бізнес.

Календар, Meet, Docs, Sheets і Slides доповнюють щоденний набір інструментів. Їхня справжня сила в тому, що всі вони використовують ті самі акаунти й модель спільного доступу, тож чітка структура акаунтів окупається одразу в усіх інструментах.

Business Profile — це безкоштовна картка, що з’являється в Пошуку Google і Картах, коли люди шукають вашу компанію чи подібні до неї поблизу. Вона показує адресу чи зону обслуговування, години роботи, телефон, фото, відгуки й оновлення. Для магазинів, ресторанів, клінік і майстрів це часто перше враження, яке отримує клієнт.

Google просить підтвердити, що ви справді ведете цей бізнес, перш ніж ви зможете повністю керувати профілем, а спосіб підтвердження залежить від виду бізнесу та його місцезнаходження. Після підтвердження додайте колег чи своє агентство власниками або менеджерами замість того, щоб ділитися логіном, і подбайте, щоб основним власником був акаунт, який контролює бізнес. Підтримуйте актуальними години роботи й категорії, додавайте справжні фото й ввічливо відповідайте на відгуки. Ніколи не купуйте й не вигадуйте відгуків: це порушує правила Google і може призвести до призупинення профілю.

Акаунт Google Ads містить ваші кампанії, дані про конверсії та платіжні відомості, тож його має створювати й ним має володіти бізнес. Агентства зазвичай працюють через менеджерський акаунт, пов’язаний із вашим, що дозволяє їм вести кампанії, а вам — зберігати власність. Рівні доступу тягнуться від повних адміністративних прав до доступу лише для читання чи лише через електронну пошту, тож надавайте кожному найнижчий потрібний рівень.

Google Analytics вимірює трафік і конверсії на вашому сайті чи в застосунку. Створіть акаунт і ресурс під акаунтом, який контролює бізнес, а тоді надайте ролі, як-от адміністратор, редактор чи глядач, людям і агентствам, яким вони потрібні. Search Console показує, як ваш сайт працює в Пошуку Google, і сигналізує про проблеми з індексацією. Підтвердьте право власності на весь домен, бажано записом DNS, і додавайте колег користувачами, а не передавайте їм свої облікові дані.

Зв’язування цих сервісів, наприклад підключення Analytics до Ads, дає кращі дані про те, які кампанії приводять справжніх клієнтів. Воно також означає, що один зламаний акаунт може дістатися до багатьох речей, а це ще одна причина підтримувати доступ у порядку.

Майже кожен бізнес-інструмент Google дозволяє запросити інших людей через їхні власні акаунти Google і призначити роль. Користуйтеся цим замість спільного логіна. Коли людина йде, ви прибираєте її доступ в одному місці, і нічого більше не ламається, а сервіс веде журнал того, хто що робив. Канал YouTube може працювати так само через брендовий акаунт чи дозволи каналу, тож менеджерам ніколи не потрібен пароль власника.

Тримайте принаймні двох адміністраторів для кожного важливого сервісу, обох на акаунтах, які контролює бізнес, щоб втрата однієї людини чи одного телефона не позбавила вас доступу. Увімкніть двоетапну перевірку для всіх, а у Workspace розгляньте її примусове застосування. Ключі безпеки чи ключі доступу — найсильніший вибір для адміністраторів. Підтримуйте актуальними резервні адреси електронної пошти й номери телефонів, бо саме на них ви розраховуєте, якщо вхід не спрацює.

Регулярно перевіряйте доступ. Прибирайте колишніх працівників і агентства, з якими більше не працюєте, перегляньте, які сторонні застосунки мають доступ до ваших акаунтів, і запускайте Перевірку безпеки Google для найважливіших акаунтів.

Якщо починаєте з нуля, спершу зареєструйте домен і налаштуйте на ньому Workspace чи окремий бізнес-акаунт. Створіть акаунт адміністратора, що належить бізнесу, надайте права адміністратора другій довіреній людині й передусім увімкніть двоетапну перевірку для обох.

Далі створіть Business Profile, Ads, Analytics і Search Console від імені бізнесу та запросіть колег і агентства з потрібними ролями. Ведіть короткий приватний документ зі списком кожного сервісу, його власника, тих, хто має доступ, і того, на що вказують дані для відновлення. Переглядайте цей список щоразу, коли хтось долучається чи йде, і ваше налаштування Google допомагатиме бізнесу, а не тихо перетвориться на ризик. Якою б не була ваша комбінація акаунтів, дотримуйтеся умов користування Google і правил кожного продукту, від Ads до Business Profile. rStock не пов’язаний із Google.