Аккаунты Google для бизнеса: Workspace, Карты, Ads и другое

Удивительно многое в современном бизнесе держится на входе через Google. Почта, общие документы, карточка магазина на Картах, рекламный аккаунт, статистика сайта и даже канал на YouTube могут быть привязаны к тому или иному аккаунту Google. Когда эта система разрастается стихийно, нередко выясняется, что всё принадлежит личному Gmail основателя или сотруднику, который давно уволился.

Если один раз всё спланировать, потом удастся избежать серьёзных проблем. Цель проста: важные аккаунты должны контролироваться бизнесом, а не отдельным человеком, управлять ими должны несколько доверенных людей, и никому не нужно делиться паролем, чтобы сделать свою работу. Дальше в этом руководстве разобраны основные сервисы Google, которыми пользуются компании, и то, как для каждого из них организовать владение и доступ.

Личный аккаунт Google бесплатен, и создать его может любой, кто достиг минимального возраста, установленного Google, — с новым адресом Gmail или с уже имеющимся адресом электронной почты. Он даёт Gmail, Диск, Календарь и Документы и позволяет входить в бизнес-инструменты вроде Профиля компании, Ads и Analytics. Для ИП или самозанятого на старте отдельный аккаунт, который используется только для бизнеса, — разумный первый шаг, если он остаётся отделённым от личного.

Google Workspace — платная управляемая версия для организаций. Она даёт каждому члену команды адрес на вашем собственном домене, а аккаунты принадлежат организации, а не отдельным людям. Из консоли администратора можно создавать и удалять пользователей, сбрасывать пароли, применять правила безопасности, управлять устройствами и контролировать, как файлы передаются за пределы компании. Общие диски сохраняют файлы в собственности команды, поэтому документы не исчезают, когда кто-то уходит.

Версии Workspace различаются объёмом хранилища, возможностями видеовстреч, средствами безопасности и архивирования, а Google время от времени меняет линейку. Сравнивайте актуальные версии с тем, что вам реально нужно, а не выбирайте по умолчанию самый большой тариф.

Почта на собственном домене выглядит для клиентов надёжнее, чем адрес на общедоступном почтовом сервисе, а поскольку домен принадлежит вам, адрес продолжит работать, даже если позже вы смените провайдера. Общие адреса вроде ящика поддержки или отдела продаж можно обслуживать через группы или псевдонимы, чтобы письма доходили до нужных людей и никому не приходилось входить в общий аккаунт.

На Диске доступ настраивается для каждого файла или папки с правами читателя, комментатора или редактора. Приучите себя открывать доступ конкретным людям, а не всем, у кого есть ссылка, и время от времени проверяйте, что доступно людям за пределами компании. Файлы в личном разделе «Мой диск» принадлежат этому человеку, а файлы на общем диске — команде, и для всего, от чего зависит бизнес, это более безопасный вариант по умолчанию.

Календарь, Meet, Документы, Таблицы и Презентации дополняют повседневный набор. Их главная сила в том, что все они используют одни и те же аккаунты и одну модель доступа, поэтому аккуратная структура аккаунтов окупается сразу во всех инструментах.

Профиль компании — бесплатная карточка, которая появляется в Google Поиске и на Картах, когда люди ищут ваш бизнес или похожие компании поблизости. В ней отображаются адрес или зона обслуживания, часы работы, телефон, фото, отзывы и новости. Для магазинов, ресторанов, клиник и мастеров это часто первое впечатление клиента.

Прежде чем вы сможете полностью управлять профилем, Google просит подтвердить, что вы действительно ведёте этот бизнес, а способ подтверждения зависит от типа бизнеса и его местоположения. После подтверждения добавляйте коллег или агентство владельцами или менеджерами, а не делитесь логином, и следите, чтобы основным владельцем был аккаунт, который контролирует бизнес. Поддерживайте часы работы и категории в актуальном состоянии, добавляйте настоящие фото и вежливо отвечайте на отзывы. Никогда не покупайте и не придумывайте отзывы: это нарушает правила Google и может привести к блокировке профиля.

В аккаунте Google Ads хранятся ваши кампании, данные о конверсиях и платёжные реквизиты, поэтому создавать его и владеть им должен бизнес. Агентства обычно работают через управляющий аккаунт, связанный с вашим: так они ведут кампании, а право собственности остаётся за вами. Уровни доступа варьируются от полных административных прав до доступа только для чтения или только к оплате, поэтому давайте каждому минимальный уровень, который ему нужен.

Google Analytics измеряет трафик и конверсии на вашем сайте или в приложении. Создайте аккаунт и ресурс под аккаунтом, который контролирует бизнес, а затем выдайте роли администратора, редактора или наблюдателя людям и агентствам, которым они нужны. Search Console показывает, как сайт представлен в Google Поиске, и сообщает о проблемах с индексацией. Подтвердите право собственности на весь домен, лучше через DNS-запись, и добавляйте коллег как пользователей, а не передавайте им свои учётные данные.

Связывание сервисов, например Analytics с Ads, даёт более точные данные о том, какие кампании приводят реальных клиентов. Но это также значит, что у одного взломанного аккаунта может оказаться доступ к очень многому, — ещё одна причина держать доступы в порядке.

Почти каждый бизнес-инструмент Google позволяет приглашать других людей через их собственный аккаунт Google и назначать им роль. Пользуйтесь этим вместо передачи логина. Когда кто-то уходит, вы убираете его доступ в одном месте, и больше ничего не ломается, а сервис хранит запись о том, кто что делал. Канал на YouTube можно организовать так же — через аккаунт бренда или права доступа к каналу, чтобы менеджерам никогда не требовался пароль владельца.

Для каждого важного сервиса держите как минимум двух администраторов, оба — на аккаунтах, которые контролирует бизнес, чтобы потеря одного человека или одного телефона не отрезала вас от доступа. Включите двухэтапную аутентификацию для всех, а в Workspace подумайте о том, чтобы сделать её обязательной. Для администраторов самый надёжный выбор — электронные ключи безопасности или ключи доступа. Поддерживайте в актуальном состоянии резервные адреса почты и номера телефонов: именно на них вы полагаетесь, если со входом что-то пойдёт не так.

Регулярно пересматривайте доступы. Удаляйте бывших сотрудников и агентства, с которыми больше не работаете, проверяйте, каким сторонним приложениям открыт доступ к вашим аккаунтам, и запускайте проверку безопасности Google для самых важных аккаунтов.

Если начинаете с нуля, сначала зарегистрируйте домен и настройте на нём Workspace или отдельный бизнес-аккаунт. Создайте аккаунт администратора, который принадлежит бизнесу, дайте права администратора второму доверенному человеку и прежде всего включите двухэтапную аутентификацию для обоих.

Затем создайте Профиль компании, Ads, Analytics и Search Console от имени этого бизнеса и пригласите коллег и агентства с нужными ролями. Ведите короткий закрытый документ со списком всех сервисов: кто владелец, у кого есть доступ и куда ведут данные для восстановления. Пересматривайте этот список всякий раз, когда кто-то приходит или уходит, — и ваша система аккаунтов Google будет поддерживать бизнес, а не тихо превращаться в риск. Какой бы набор аккаунтов вы ни использовали, соблюдайте условия использования Google и правила каждого продукта, от Ads до Профиля компании.