비즈니스용 Google 계정: Workspace, 지도, 광고까지 한눈에

오늘날 비즈니스의 놀랄 만큼 많은 부분이 Google 로그인에 걸려 있습니다. 이메일, 공유 문서, 지도에 가게를 보여 주는 등록 정보, 광고 계정, 웹사이트 통계, 심지어 YouTube 채널까지 모두 어떤 Google 계정 하나에 묶여 있을 수 있습니다. 이런 구성이 우연히 커지면 모든 것이 창업자의 개인 Gmail이나 오래전에 퇴사한 직원의 계정에 속해 있는 경우가 흔합니다.

한 번 계획해 두면 나중에 실제 골칫거리를 덜 수 있습니다. 목표는 단순합니다. 중요한 계정은 개인이 아니라 비즈니스가 통제하고, 믿을 만한 여러 사람이 관리할 수 있으며, 아무도 업무를 하려고 비밀번호를 공유할 필요가 없어야 합니다. 이 가이드는 비즈니스가 주로 쓰는 Google 서비스를 하나씩 짚으며 서비스별로 소유권과 접근 권한을 다루는 방법을 설명합니다.

개인 Google 계정은 무료이며, Google이 정한 최소 연령을 충족하는 사람이라면 새 Gmail 주소나 이미 가진 이메일 주소로 누구나 만들 수 있습니다. Gmail, Drive, 캘린더, 문서를 쓸 수 있고 Business Profile, Ads, Analytics 같은 비즈니스 도구에도 로그인할 수 있습니다. 이제 막 시작하는 1인 사업자라면 사업에만 쓰는 전용 계정을 만드는 것이 무난한 첫걸음이며, 개인 계정과 분리해 두기만 하면 됩니다.

Google Workspace는 조직을 위한 유료 관리형 버전입니다. 팀원 모두에게 내 도메인의 주소를 주고, 계정은 개인이 아니라 조직에 속합니다. 관리 콘솔에서 사용자를 만들고 삭제하고, 비밀번호를 재설정하고, 보안 정책을 적용하고, 기기를 관리하고, 회사 밖으로의 파일 공유를 통제할 수 있습니다. 공유 드라이브에는 파일이 팀 소유로 남으므로 누군가 떠나도 문서가 사라지지 않습니다.

Workspace 에디션은 저장 공간, 회의 기능, 보안 통제, 보관 옵션이 서로 다르며 Google은 구성을 때때로 바꿉니다. 무조건 가장 큰 요금제를 고르기보다 현재 제공되는 에디션을 실제로 필요한 것과 견주어 보세요.

내 도메인의 이메일은 흔한 주소보다 고객에게 더 믿음직하게 보이며, 도메인을 소유하고 있으므로 나중에 제공업체를 바꿔도 주소는 계속 쓸 수 있습니다. 고객 지원이나 영업 수신함 같은 공용 주소는 그룹이나 별칭으로 처리할 수 있어서, 누구도 공유 계정에 로그인하지 않아도 메시지가 알맞은 사람에게 도착합니다.

Drive의 공유는 파일이나 폴더마다 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 권한으로 통제합니다. 링크가 있는 누구에게나 공개하지 말고 특정 사람에게 공유하는 습관을 들이고, 외부 공유를 이따금 점검하세요. 개인의 내 드라이브에 있는 파일은 그 사람의 것이지만 공유 드라이브에 있는 파일은 팀의 것이며, 비즈니스가 의존하는 모든 것에는 후자가 더 안전한 기본값입니다.

캘린더, Meet, 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션이 일상 업무 도구를 완성합니다. 이 도구들의 진짜 강점은 모두 같은 계정과 공유 모델을 쓴다는 점이어서, 계정 구조를 깔끔하게 잡아 두면 모든 도구에서 한꺼번에 효과가 납니다.

Business Profile은 사람들이 내 비즈니스나 근처의 비슷한 비즈니스를 찾을 때 Google 검색과 지도에 나타나는 무료 등록 정보입니다. 주소나 서비스 지역, 영업시간, 전화번호, 사진, 리뷰, 소식이 표시됩니다. 매장, 식당, 병원, 시공 업종에서는 고객이 받는 첫인상인 경우가 많습니다.

프로필을 온전히 관리하려면 실제로 그 비즈니스를 운영한다는 사실을 Google이 확인하도록 인증해야 하며, 인증 방법은 업종과 위치에 따라 달라집니다. 인증한 뒤에는 로그인 정보를 공유하지 말고 동료나 대행사를 소유자나 관리자로 추가하고, 주 소유자가 비즈니스가 통제하는 계정인지 확인하세요. 영업시간과 카테고리를 최신으로 유지하고, 실제 사진을 올리고, 리뷰에는 정중하게 답하세요. 리뷰를 사거나 지어내서는 안 됩니다. Google 정책을 위반하며 프로필이 정지될 수 있습니다.

Google Ads 계정에는 캠페인, 전환 데이터, 결제 정보가 담기므로 비즈니스가 직접 만들고 소유해야 합니다. 대행사는 보통 내 계정과 연결된 관리자 계정을 통해 일하며, 그러면 내가 소유권을 지키면서 대행사가 캠페인을 운영할 수 있습니다. 접근 수준은 전체 관리자 권한에서 읽기 전용이나 이메일 전용까지 다양하므로, 각 사람에게는 필요한 가장 낮은 수준만 주세요.

Google Analytics는 웹사이트나 앱의 트래픽과 전환을 측정합니다. 비즈니스가 통제하는 계정으로 계정과 속성을 만들고, 필요한 사람과 대행사에게 관리자, 편집자, 뷰어 같은 역할을 부여하세요. Search Console은 사이트가 Google 검색에서 어떤 성과를 내는지 보여 주고 색인 문제를 알려 줍니다. 도메인 전체의 소유권을 되도록 DNS 레코드로 확인하고, 내 로그인 정보를 넘기지 말고 동료를 사용자로 추가하세요.

Analytics를 Ads에 연결하는 것처럼 이런 서비스를 서로 연결하면 어떤 캠페인이 실제 고객을 데려오는지 더 나은 데이터를 얻을 수 있습니다. 반대로 계정 하나가 탈취되면 많은 곳에 접근당할 수 있다는 뜻이기도 하니, 접근 권한을 깔끔하게 관리해야 하는 또 다른 이유입니다.

거의 모든 Google 비즈니스 도구는 다른 사람을 그 사람의 Google 계정으로 초대하고 역할을 지정하게 해 줍니다. 로그인 정보를 공유하는 대신 이 방법을 쓰세요. 누군가 떠날 때 한곳에서 접근 권한을 없애면 다른 것은 아무것도 깨지지 않으며, 서비스에는 누가 무엇을 했는지 기록이 남습니다. YouTube 채널도 브랜드 계정이나 채널 권한을 통해 같은 방식으로 운영할 수 있어서, 관리자가 소유자의 비밀번호를 알 필요가 없습니다.

중요한 서비스마다 관리자를 최소 두 명 두고, 둘 다 비즈니스가 통제하는 계정으로 하세요. 그래야 한 사람이나 휴대전화 하나를 잃어도 서비스에서 잠겨 나가지 않습니다. 모든 사람에게 2단계 인증을 켜고, Workspace에서는 이를 의무로 적용하는 것을 고려하세요. 관리자에게는 보안 키나 패스키가 가장 강력한 선택입니다. 로그인에 문제가 생겼을 때 의지하게 되는 것이 복구 이메일 주소와 전화번호이므로 항상 최신 상태로 유지하세요.

접근 권한을 정기적으로 점검하세요. 퇴사한 직원과 더는 일하지 않는 대행사를 제거하고, 어떤 서드파티 앱이 내 계정에 접근 권한을 받았는지 살펴보고, 가장 중요한 계정에서 Google의 보안 진단을 실행하세요.

처음부터 시작한다면 도메인부터 등록하고 그 위에 Workspace나 전용 비즈니스 계정을 설정하세요. 비즈니스에 속한 관리자 계정을 만들고, 믿을 만한 두 번째 사람에게 관리자 권한을 주고, 무엇보다 먼저 두 계정 모두에 2단계 인증을 켜세요.

다음에는 그 비즈니스 신원 아래에서 Business Profile, Ads, Analytics, Search Console을 만들고 동료와 대행사를 필요한 역할로 초대하세요. 모든 서비스, 소유자, 접근 권한자, 복구 정보가 가리키는 곳을 적은 짧은 비공개 문서를 만들어 두세요. 누군가 합류하거나 떠날 때마다 그 목록을 점검하면 Google 설정은 비즈니스를 뒷받침하고 조용히 위험으로 변하지 않습니다. 어떤 계정을 어떻게 조합해 쓰든 Ads부터 Business Profile까지 Google의 서비스 약관과 각 제품의 정책을 따라야 합니다. rStock은 Google과 제휴 관계가 아닙니다.