まず、何を保存したいのかを考える
サービスを比べる前に、ストレージを何に使うのかを書き出してみましょう。スマートフォンの写真のバックアップ、取引先への大きな制作ファイルの受け渡し、スキャンした書類の保管、ノートパソコンとデスクトップ間での作業フォルダーの同期は、それぞれ別の用途です。ある用途が得意なサービスでも、別の用途では使いづらいことがあります。
いくつかの実用的な質問で、候補はすぐに絞れます。使っている端末とOSは何か。主に自分用のファイルか、他人と共有するファイルか。身分証明書、契約書、医療記録のような機密性の高いものはあるか。同僚とブラウザー上で一緒に文書を編集する必要はあるか。正直に答えていけば、結局使わない機能のためにサービスを選んでしまう失敗を防げます。
日常的に使う保存先と、長期保管用のアーカイブを分けて考えるのも有効です。作業中のファイルは1つのサービスに置き、大切なファイルの独立したコピーを別の場所にも持つ人は多くいます。こうしておけば、一方のアカウントを失ったり、ロックされたり、乗っ取られたりしても、被害を抑えられます。
暗号化：サーバー側とエンドツーエンド
評判のよい提供元のほとんどは、端末とサーバーの間で送られるデータを暗号化し、保存時にも暗号化しています。本当の違いは、鍵を誰が持つかです。Google Drive、Microsoft OneDrive、Dropboxなどが標準で採用している一般的なサーバー側方式では、鍵を提供元が管理します。そのため、文書内の検索、プレビュー、ウェブ上での編集、簡単なパスワードの再設定が可能になりますが、法律で求められた場合などには、提供元が技術的にはデータにアクセスできることも意味します。
エンドツーエンド暗号化（ゼロ知識暗号化）では、ファイルはアップロードの前に端末側で暗号化され、鍵を持つのは自分だけです。Proton DriveやMEGAは、この方式を軸にしたサービスとして知られています。提供元のサーバーが侵害されても高いプライバシーが保たれるのが利点です。代わりに、責任も自分にあります。パスワードと復旧キーの両方を失うと、提供元でも復号できず、一部の便利な機能は動作が異なるか、使えません。
多くの人にとって妥当なのは、日常的でリスクの低いファイルは主流のサービスに置き、機密性の高い書類はエンドツーエンド暗号化のサービスに置くか、アップロード前に手元で暗号化する方法です。主流の提供元の中には、追加で保護されるフォルダーや、一部のプランで任意の暗号化を用意しているところもあるため、検討中のサービスの最新のセキュリティ情報を確認しましょう。
同期、共有、対応プラットフォーム
毎日実感するのは、同期の品質です。デスクトップアプリがファイルを開くまでオンライン専用にしてディスク容量を節約できるか、大きなフォルダーや大量の小さなファイルでも止まらずに動くかを確認しましょう。写真のバックアップを重視するなら、Wi-Fi接続時のみアップロードする設定など、モバイルアプリの自動アップロードの選択肢も見ておきます。
対応プラットフォームは、思った以上に差があります。主要なサービスの多くはWindows、macOS、Android、iOS向けのアプリとウェブ版を提供していますが、Linuxの対応にはばらつきがあり、機能によっては、あるプラットフォームにずっと早く届き、別のプラットフォームには大幅に遅れて届きます。複数のOSで作業する場合は、すべてを移す前に、無料プランや試用版があればそれを使って、各環境で試してください。
共有では、どこまで細かく制御できるかを比べます。リンクを知っている全員ではなく特定の人と共有できること、閲覧のみのアクセス、ダウンロードの制限、有効期限やパスワードのあるリンクなどが便利な選択肢です。共有中のものを一か所で確認し、すぐに停止できるかどうかも、確かめる価値があります。
ほかに確認したい基準
バージョン履歴とごみ箱は、容量の大きさと同じくらい重要です。誤って上書きした文書を元に戻したり、自分や同僚、同期しているパソコンのマルウェアが削除したファイルを復元したりできます。古いバージョンや削除済みファイルの保管期間はサービスやプランによって異なるため、思い込まずに最新の内容を読みましょう。
提供元がどの国に拠点を置き、どこにデータを保存しているか、プライバシーポリシーがコンテンツのスキャンや情報の共有についてどう述べているか、透明性レポートを公開しているかも見ておきます。業務で使うなら、管理者向けの機能、アクティビティログ、退職した日に本人のアクセスを外せることも加えましょう。
最後に、使い始める前に、やめるときのことも考えましょう。良いサービスは、すべてのデータをまとめて手間なくダウンロードできます。書き出しが遅かったり面倒だったりすると、あとで乗り換えるのが大変です。何年分ものファイルをアップロードする前に、それを知っておく価値があります。
アカウント自体を固める
強力な暗号化も、誰かが本人になりすましてサインインできてしまえば意味がありません。パスワードマネージャーに保存した、長くて使い回しのないパスワードを使い、二要素認証を有効にしましょう。SMSだけに頼らず、認証アプリやハードウェアのセキュリティキーを使うのが理想です。バックアップコードはオフラインで保管します。
復旧用の情報は最新に保ちましょう。最新の復旧用メールアドレスと電話番号があれば、端末をなくしたあとでもアカウントに戻れます。エンドツーエンド暗号化のサービスでは、案内が表示されたときに復旧キーや復旧フレーズを保存し、パスワードとは別に、たとえば印刷して自宅に保管するか、パスワードマネージャーに保存します。
サインイン中の端末や連携アプリも、ときどき見直しましょう。古いスマートフォンや使わなくなったパソコン、ずっと前にファイルへのアクセスを許可したサードパーティのアプリは削除します。誰かが文書を共有したと知らせるメールには警戒し、共有ファイルは、思いがけないメッセージ内のリンクからではなく、アプリや普段使っているアドレスからサインインして開いてください。
共有リンクと同期フォルダーの良い習慣
クラウドストレージからの情報漏えいの多くは、巧妙なハッキングではなく、広く共有しすぎて止めないままにしていたリンクが原因です。可能なら名前を指定した人と共有し、本当に編集が必要な場合を除いて閲覧のみを選び、一時的なものには有効期限を設定しましょう。プロジェクトが終わったら、そのリンクを整理します。
同期は、バックアップと同じではありません。同期している1台の端末でファイルが削除されたり、ランサムウェアで壊されたりすると、その変更がほかのすべての端末に広がる可能性があります。オフラインで保管する外付けドライブや別のサービスなど、代えのきかないファイルには、少なくとも1つ独立したコピーを持ちましょう。昔からの目安は、3つのコピーを2種類の異なる媒体に保存し、1つを別の場所に置く方法です。
特に機密性の高い書類をエンドツーエンド暗号化のないサービスにアップロードする前に、信頼できる暗号化ツールで手元で暗号化することを検討してください。そうすれば、アカウントが乗っ取られても、誰にも読めないファイルしか漏れません。
マーケットプレイスでストレージのアカウントを入手する場合
クラウドストレージのアカウントやサブスクリプションを、rStockのようなデジタル商品のマーケットプレイスで入手する人もいます。rStockでは独立したストアがアカウントやアクセス権を販売し、各出品は公開前に審査されます。rStockはDropbox、MEGA、Proton、Google、Microsoftなど、いかなるブランドとも提携しておらず、入手して使うアカウントについては、ストレージ提供元の利用規約に従ってください。
自分で作成していないアカウントは、保護するまで信頼できないものとして扱いましょう。パスワードを変更し、自分の復旧用メールアドレスと電話番号を設定し、二要素認証を有効にし、ほかのセッションをすべてサインアウトして、連携アプリを確認します。それが終わるまでは、そして理想的にはそれ以降も、最も機密性の高い書類は、自分で作成して完全に管理できるアカウントに保管してください。