Microsoft 365'in belki de henüz keşfetmediğiniz özellikleri

Pek çok kişi Microsoft 365'i Word, Excel ve PowerPoint'i güncel tutan bir abonelik olarak düşünür. Bu doğru ama eksik: Paket ayrıca OneDrive'da bulut depolama, Outlook e-posta ve takvim uygulamaları, OneNote, ana uygulamaların web ve mobil sürümleri ile dosyalarınız tek bir bilgisayarda değil de bulutta durduğunda en iyi çalışan bir dizi iş birliği özelliği içerir.

Neler alacağınız plana bağlıdır. Personal ve Family planları bireylere ve hanelere yöneliktir; işletme ve eğitim planları ise yönetilen e-posta, iş için Teams, SharePoint siteleri ve yönetici kontrolleri ekler. Aşağıdaki özellikler güncel planların çoğunda bulunur, ama menülerin yeri ve adları zamanla değişir. Ekranınızda bir şey farklı görünüyorsa Microsoft hesabınızdaki plan açıklamasına bakın.

OneDrive'ı basit bir eşitleme klasörü gibi görmek kolaydır, oysa birkaç güvenlik ağı vardır. Sürüm geçmişi dosyalarınızın önceki sürümlerini saklar; istenmeyen bir düzenlemeden sonra belgeyi eski hâline döndürebilirsiniz. Silinen öğeler önce OneDrive geri dönüşüm kutusuna gider; aboneler ise OneDrive'ın tamamını önceki bir tarihe geri yükleyebilir. Bu özellik toplu bir silme, eşitleme hatası ya da fidye yazılımı bulaşmasından sonra çok değerlidir.

İsteğe Bağlı Dosyalar (Files On-Demand) özelliği, hepsini diskte tutmadan her dosyayı Dosya Gezgini'nde görmenizi sağlar. Öğeler siz açtığınızda iner; önemli klasörleri her zaman çevrimdışı kullanılabilir olarak işaretleyebilirsiniz. Klasör yedekleme; Masaüstü, Belgeler ve Resimler klasörlerinizi otomatik olarak koruyabilir, böylece kaybolan ya da bozulan bir dizüstü bilgisayar emeğinizi de beraberinde götürmez.

Paylaşırken e-posta eki göndermek yerine bağlantı oluşturun ve görüntüleme ile düzenleme erişimi arasında seçim yapın. Aboneler bir bağlantıya son kullanma tarihi ya da şifre gibi ek kontroller ekleyebilir. Kişisel Kasa (Personal Vault), OneDrive içinde açılmadan önce ek bir kimlik doğrulaması isteyen korumalı bir alandır; önemli belgelerin taranmış kopyaları için mantıklı bir yerdir.

Bir belge OneDrive'a ya da SharePoint'e kaydedildiğinde birkaç kişi aynı anda üzerinde çalışabilir. Dosyada başka kimlerin olduğunu, imleçlerinin ya da seçtikleri hücrelerin nerede durduğunu görürsünüz; yaptıkları değişiklikler saniyeler içinde belirir. Masaüstü uygulamalarının üst kısmındaki Otomatik Kaydet (AutoSave) anahtarı, çakışan sürümler oluşması yerine herkesin aynı kopya üzerinde çalışmasını sağlar.

Yorumlar çoğu kişinin sandığından daha kullanışlıdır. Bir yorumda @ işaretinin ardından bir iş arkadaşınızın adını yazdığınızda o kişiyi etiketlemiş olursunuz ve ona tam o noktaya giden bir bağlantıyla bildirim gider. Bazı planlarda bir yorumu görev olarak atayabilir, inceleme notlarını belgenin içinde küçük bir yapılacaklar listesine dönüştürebilirsiniz.

Ortak yazarlık .docx, .xlsx ve .pptx gibi modern dosya biçimleriyle sorunsuz çalışır. Eski biçimler ve bazı eski özellikleri içeren dosyalar eş zamanlı düzenlemeyi engelleyebilir; bu yüzden önce onları dönüştürün. Neyin değiştiğini görmeniz gerekirse Word'de Değişiklikleri İzle, Excel'de Değişiklikleri Göster ve Dosya menüsündeki sürüm geçmişi size net bir kayıt sunar.

Odaklanmış Gelen Kutusu önemli postaları bültenlerden ve bildirimlerden ayırır ve iletileri iki sekme arasında taşıdıkça tercihlerinizi öğrenir. Kurallar ve Hızlı Adımlar iletileri otomatik olarak klasörlere taşıyabilir, işaretleyebilir ya da iletebilir. Zamanlanmış gönderim sayesinde bir e-postayı gece geç saatte yazıp mesai saatinde teslim edilmesini sağlayabilirsiniz; Outlook'un yeni sürümlerinde bir iletiyi erteleyerek daha sonra gelen kutunuzun en üstüne dönmesini de sağlayabilirsiniz.

Şablonlar küçük ama çok işe yarayan bir özelliktir: sık yazdığınız yanıtları kaydedip birkaç tıklamayla ekleyin. Takvim tarafında Zamanlama Yardımcısı iş arkadaşlarınızın ne zaman müsait olduğunu gösterir; takviminizi ailenizle ya da ekip arkadaşlarınızla görüntüleme veya düzenleme yetkisiyle paylaşabilirsiniz. Bir konuşmayı yoksaymak, gürültülü bir yazışmanın mevcut ve gelecekteki iletilerini doğrudan Silinmiş Öğeler'e taşır.

Personal ve Family aboneleri kişisel e-postaları için reklamsız bir Outlook deneyimi de alır; abonelikler zaman zaman postalar için ek güvenlik denetimleri de içermiştir. Avantajlar değişebildiği için plan sayfanızı kontrol edin. Hiçbir filtre sağduyunun yerini tutmaz: acilen tıklamanız, ödeme yapmanız ya da oturum açmanız için baskı yapan her iletiye karşı dikkatli olun.

İşletme planlarında Teams; sohbet, kanallar, toplantılar ve paylaşılan dosyalar için merkezdir. Kuruluşunuzun izin verdiklerine bağlı olarak toplantılarda canlı altyazı, arka plan bulanıklaştırma, kayıt ve konuşma dökümü bulunabilir. Bir kanalda paylaşılan dosyalar SharePoint'te saklanır; böylece diğer belgelerle aynı sürüm geçmişinden ve ortak yazarlık olanaklarından yararlanır.

Teams'in aile ve arkadaşlarla sohbet ve aramalar için ücretsiz bir kişisel sürümü de vardır ve sıradan bir Microsoft hesabıyla çalışır. Pek çok iş planıyla gelen Loop bileşenleri iş birliğini bir adım öteye taşır: Teams sohbetinde ya da Outlook e-postasında paylaşılan bir tablo, kontrol listesi veya paragraf canlı kalır; insanlar onu nerede açarsa açsın her kopya en son düzenlemeleri gösterir.

Başka kullanışlı araçlar da uygulama başlatıcısında saklıdır. Microsoft Forms ile hızlıca anket ve test hazırlayabilirsiniz; To Do görevleri toplar ve Outlook'ta işaretlediğiniz e-postaları gösterebilir, OneNote ise notları, web kırpmalarını ve el yazısı çizimleri aranabilir tek bir not defterinde tutar.

Word, Outlook ve PowerPoint'teki Dikte düğmesi konuşmayı metne çevirir ve ilk taslaklar için şaşırtıcı derecede iyidir. Word'ün yerleşik düzenleme araçları yazım, dil bilgisi ve anlaşılırlığı denetler, daha kısa ifadeler önerebilir. PowerPoint'te Tasarımcı (Designer) bir resim eklediğiniz anda düzen fikirleri sunar; Konuşmacı Koçu (Speaker Coach) ise bir sunumu prova etmenizi ve konuşma hızınız ile dolgu sözcükleriniz hakkında geri bildirim almanızı sağlar.

Sesli Oku ve Tam Ekran Okuyucu (Immersive Reader), dinlemeyi tercih eden ya da daha sade bir okuma görünümüne ihtiyaç duyan herkese yardımcı olur. Erişilebilirlik Denetleyicisi, bir belgeyi paylaşmadan önce eksik alternatif metinleri, düşük kontrastı ve kafa karıştıran başlık yapısını gösterir. Microsoft birçok plana yapay zekâ asistanı özellikleri de ekliyor; kullanılabilirlik, kullanım sınırları ve ayarlar plana ve bölgeye göre değiştiğinden aboneliğinizin şu anda neleri içerdiğine bakın.

Microsoft 365 Family, abonelik sahibinin avantajları küçük bir grupla paylaşmasına olanak tanır. Her kişi kendi Microsoft hesabıyla oturum açar; kendi depolama alanını, kendi uygulama kurulumlarını ve kendi gizliliğini alır, yani kimse başkasının dosyalarını ya da postalarını görmez. Abonelik sahibi Microsoft hesap panosundaki paylaşım sayfasından kişileri ekler ya da çıkarır; davet edilen üyeler bir e-posta daveti ya da bağlantı üzerinden kabul eder.

Çocuklu haneler için Microsoft'un aile güvenliği ayarları, çocuk hesaplarına ekran süresi sınırları ve içerik filtreleri gibi kontroller ekler; sunulan araçlar zamanla değiştiği için şu anda nelerin mevcut olduğunu kontrol edin. Ödemeyi yapan kişinin aboneliği kontrol ettiğini unutmayın: Aboneliği iptal eder ya da sizi gruptan çıkarırsa premium avantajlar sizin için de sona erer ve ücretsiz depolama hakkından fazlasını barındıran bir OneDrive salt okunur hâle gelebilir. Bu yüzden kullandığınız alanı takip edin.

Bu özelliklerin hepsi tek bir Microsoft hesabına bağlıdır; onu iyi koruyun. İki adımlı doğrulamayı açın, kontrolünüzdeki bir kurtarma e-postası ve telefon numarası ekleyin, cihazlar ile son oturum açma etkinliği sayfalarını ara sıra gözden geçirin. Artık kullanmadığınız bilgisayarlardan çıkış yapmak aboneliğinizi düzenli, dosyalarınızı da gizli tutar.

rStock gibi bir pazar yerindeki bir mağazadan Microsoft hesabı ya da aboneliği ediniyorsanız, teslimat sipariş sayfanızda görünür görünmez kontrol edin; bir hesap aldıysanız şifreyi ve güvenlik bilgilerini kendinize ait olanlarla değiştirin. rStock alıcının ödemesini mağazaya hemen aktarmak yerine bekletir ve teslimat ilanla uyuşmazsa teslimattan sonraki sınırlı süre içinde anlaşmazlık açabilirsiniz. Kaynak ne olursa olsun Microsoft'un kullanım koşullarına uyun.