Konta Google dla firmy: Workspace, Mapy, Ads i nie tylko

Zaskakująco dużo we współczesnej firmie zależy od logowań Google. Poczta, wspólne dokumenty, wizytówka sklepu w Mapach, konto reklamowe, statystyki strony, a nawet kanał na YouTube mogą być powiązane z takim czy innym kontem Google. Gdy taka konfiguracja rośnie przypadkiem, często okazuje się, że wszystko należy do prywatnego Gmaila założyciela albo do pracownika, który dawno odszedł.

Jednorazowe zaplanowanie oszczędza później prawdziwych kłopotów. Cel jest prosty: ważnymi kontami powinna zarządzać firma, a nie pojedyncza osoba, kilka zaufanych osób powinno móc je obsługiwać i nikt nie powinien potrzebować cudzego hasła, żeby wykonywać swoją pracę. Dalsza część poradnika omawia główne usługi Google używane w firmach i sposób postępowania z własnością i dostępem w każdej z nich.

Osobiste konto Google jest bezpłatne i może je założyć każdy, kto spełnia minimalny wiek wymagany przez Google, z nowym adresem Gmail albo z adresem e-mail, który już ma. Daje dostęp do Gmaila, Dysku, Kalendarza i Dokumentów i pozwala logować się do narzędzi biznesowych, takich jak Profil Firmy, Ads i Analytics. Dla jednoosobowej działalności na początku sensownym krokiem jest osobne konto używane wyłącznie do firmy, o ile pozostaje oddzielone od prywatnego.

Google Workspace to płatna, zarządzana wersja przeznaczona dla organizacji. Każdy członek zespołu dostaje adres w twojej własnej domenie, a konta należą do organizacji, nie do osób. Z konsoli administracyjnej możesz tworzyć i usuwać użytkowników, resetować hasła, wymuszać zasady bezpieczeństwa, zarządzać urządzeniami i kontrolować udostępnianie plików poza firmą. Dyski współdzielone przechowują pliki należące do zespołu, więc dokumenty nie znikają, gdy ktoś odchodzi.

Edycje Workspace różnią się przestrzenią dyskową, funkcjami spotkań, kontrolą bezpieczeństwa i opcjami archiwizacji, a Google co jakiś czas zmienia ofertę. Porównaj aktualne edycje z tym, czego faktycznie potrzebujesz, zamiast domyślnie wybierać największy plan.

E-mail we własnej domenie budzi u klientów większe zaufanie niż zwykły adres, a ponieważ domena należy do ciebie, adres działa dalej nawet po zmianie dostawcy. Adresy wspólne, takie jak skrzynka obsługi klienta czy sprzedaży, można obsługiwać przez grupy lub aliasy, dzięki czemu wiadomości trafiają do właściwych osób i nikt nie musi logować się na wspólne konto.

Na Dysku udostępnianie kontroluje się dla pliku lub folderu, z uprawnieniami czytelnika, komentującego i edytora. Wyrób sobie nawyk udostępniania konkretnym osobom zamiast każdemu, kto ma link, i od czasu do czasu przeglądaj udostępnianie na zewnątrz. Pliki w czyimś prywatnym Moim dysku należą do tej osoby, a pliki na dysku współdzielonym do zespołu, co jest bezpieczniejszym wyborem dla wszystkiego, od czego zależy firma.

Kalendarz, Meet, Dokumenty, Arkusze i Prezentacje dopełniają codzienny zestaw. Ich prawdziwa siła polega na tym, że wszystkie używają tych samych kont i modelu udostępniania, więc uporządkowana struktura kont procentuje we wszystkich narzędziach naraz.

Profil Firmy to bezpłatna wizytówka pojawiająca się w Wyszukiwarce i Mapach Google, gdy ktoś szuka twojej firmy lub podobnych firm w okolicy. Pokazuje adres lub obszar działania, godziny otwarcia, numer telefonu, zdjęcia, opinie i aktualności. W przypadku sklepów, restauracji, przychodni i usług rzemieślniczych to często pierwsze wrażenie, jakie robi się na kliencie.

Google prosi o potwierdzenie, że naprawdę prowadzisz firmę, zanim pozwoli w pełni zarządzać profilem, a metoda weryfikacji zależy od rodzaju firmy i jej lokalizacji. Po weryfikacji dodaj współpracowników lub agencję jako właścicieli albo menedżerów zamiast udostępniać login i zadbaj, by główny właściciel był kontem kontrolowanym przez firmę. Aktualizuj godziny i kategorie, dodawaj prawdziwe zdjęcia i uprzejmie odpowiadaj na opinie. Nigdy nie kupuj ani nie zmyślaj opinii, bo łamie to zasady Google i może skutkować zawieszeniem profilu.

Konto Google Ads przechowuje twoje kampanie, dane o konwersjach i dane rozliczeniowe, więc powinna je założyć i posiadać firma. Agencje zwykle pracują przez konto menedżera powiązane z twoim, co pozwala im prowadzić kampanie, podczas gdy własność zostaje po twojej stronie. Poziomy dostępu sięgają od pełnych uprawnień administracyjnych po dostęp tylko do odczytu lub tylko do e-maili, więc każdemu przyznaj najniższy poziom, jakiego potrzebuje.

Google Analytics mierzy ruch i konwersje w twojej witrynie lub aplikacji. Załóż konto i usługę na koncie kontrolowanym przez firmę, a potem nadaj role, takie jak administrator, edytor czy przeglądający, osobom i agencjom, które ich potrzebują. Search Console pokazuje, jak twoja witryna radzi sobie w wyszukiwarce Google, i sygnalizuje problemy z indeksowaniem. Zweryfikuj własność całej domeny, najlepiej rekordem DNS, i dodawaj współpracowników jako użytkowników zamiast przekazywać dane logowania.

Łączenie tych usług, na przykład Analytics z Ads, daje lepsze dane o tym, które kampanie przyprowadzają prawdziwych klientów. Oznacza to także, że jedno przejęte konto może dosięgnąć wielu rzeczy, co jest kolejnym powodem, by utrzymywać porządek w dostępach.

Niemal każde biznesowe narzędzie Google pozwala zapraszać inne osoby przez ich własne konta Google i przypisywać im rolę. Używaj tego zamiast współdzielenia loginu. Gdy ktoś odchodzi, odbierasz dostęp w jednym miejscu i nic innego się nie psuje, a usługa zachowuje zapis, kto co zrobił. Kanał YouTube może działać podobnie przez konto marki lub uprawnienia kanału, więc menedżerowie nigdy nie potrzebują hasła właściciela.

Miej co najmniej dwóch administratorów każdej ważnej usługi, obu na kontach kontrolowanych przez firmę, żeby utrata jednej osoby lub jednego telefonu cię nie zablokowała. Włącz weryfikację dwuetapową dla wszystkich, a w Workspace rozważ jej wymuszenie. Klucze bezpieczeństwa lub klucze dostępu to najmocniejszy wybór dla administratorów. Aktualizuj adresy e-mail i numery telefonów do odzyskiwania, bo na nich polegasz, gdy logowanie zawiedzie.

Przeglądaj dostęp regularnie. Usuwaj byłych pracowników i agencje, z którymi już nie współpracujesz, sprawdzaj, jakim aplikacjom zewnętrznym przyznano dostęp do kont, i uruchamiaj Kontrolę zabezpieczeń Google na najważniejszych kontach.

Jeśli zaczynasz od zera, najpierw zarejestruj domenę i skonfiguruj na niej Workspace albo dedykowane konto firmowe. Utwórz konto administratora należące do firmy, nadaj uprawnienia administratora drugiej zaufanej osobie i zanim zrobisz cokolwiek innego, włącz weryfikację dwuetapową dla obu.

Następnie załóż Profil Firmy, Ads, Analytics i Search Console w ramach tej firmowej tożsamości i zaproś współpracowników oraz agencje z rolami, których potrzebują. Prowadź krótki, prywatny dokument z listą każdej usługi, jej właściciela, osób z dostępem i tego, dokąd prowadzą jej dane odzyskiwania. Przeglądaj tę listę za każdym razem, gdy ktoś dołącza lub odchodzi, a twoja konfiguracja Google będzie wspierać firmę, zamiast po cichu stawać się ryzykiem. Niezależnie od tego, jakiego zestawu kont używasz, przestrzegaj warunków korzystania z usług Google i zasad każdego produktu, od Ads po Profil Firmy. rStock nie jest powiązany z Google.