İşletmeler için Google hesapları: Workspace, Haritalar ve Ads

Modern bir işletmenin şaşırtıcı ölçüde büyük bir kısmı Google hesaplarıyla yapılan girişlere bağlıdır. E-posta, ortak belgeler, dükkânınızı Haritalar'da gösteren kayıt, reklam hesabınız, web sitesi istatistikleriniz, hatta YouTube kanalınız şu ya da bu Google hesabına bağlı olabilir. Bu düzen kendiliğinden büyüdüğünde, her şeyin kurucunun kişisel Gmail adresine ya da çoktan ayrılmış bir çalışana ait olduğunu fark etmek sık rastlanan bir durumdur.

Bunu bir kez planlamak sizi ileride ciddi dertlerden kurtarır. Hedef basittir: önemli hesapları bir birey değil işletme kontrol etmeli, birkaç güvenilir kişi onları yönetebilmeli ve kimse işini yapmak için şifre paylaşmak zorunda kalmamalı. Bu rehberin geri kalanı, işletmelerin kullandığı başlıca Google hizmetlerini ve her birinde sahiplik ile erişimin nasıl yönetileceğini anlatıyor.

Kişisel Google hesabı ücretsizdir ve Google'ın alt yaş sınırını karşılayan herkes, yeni bir Gmail adresiyle ya da zaten sahip olduğu bir e-posta adresiyle bir tane oluşturabilir. Size Gmail, Drive, Takvim ve Dokümanlar'ı sunar; İşletme Profili, Ads ve Analytics gibi iş araçlarına da bu hesapla giriş yapılabilir. Yeni başlayan bir şahıs işletmesi için yalnızca iş için kullanılan ayrı bir hesap, özel hesabınızdan ayrı kaldığı sürece makul bir ilk adımdır.

Google Workspace ise kuruluşlara yönelik ücretli ve yönetilen sürümdür. Her ekip üyesine kendi alan adınızda bir adres verir ve hesaplar bireylere değil kuruluşa ait olur. Yönetim konsolundan kullanıcı oluşturup kaldırabilir, şifreleri sıfırlayabilir, güvenlik politikalarını zorunlu kılabilir, cihazları yönetebilir ve dosyaların şirket dışıyla nasıl paylaşılacağını kontrol edebilirsiniz. Ortak drive'lar dosyaların ekibe ait kalmasını sağlar; böylece biri ayrıldığında belgeler de onunla birlikte kaybolmaz.

Workspace sürümleri depolama alanı, toplantı özellikleri, güvenlik denetimleri ve arşivleme seçenekleri bakımından farklılık gösterir ve Google bu yelpazeyi zaman zaman değiştirir. Varsayılan olarak en büyük planı seçmek yerine güncel sürümleri gerçekten ihtiyaç duyduklarınızla karşılaştırın.

Kendi alan adınızdaki e-posta, müşterilere genel bir adresten daha güvenilir görünür; alan adı size ait olduğu için sağlayıcı değiştirseniz bile adres çalışmaya devam eder. Destek veya satış gelen kutusu gibi ortak adresler gruplar veya takma adlar aracılığıyla yönetilebilir; böylece kimse ortak bir hesaba giriş yapmadan mesajlar doğru kişilere ulaşır.

Drive'da paylaşım dosya veya klasör bazında, görüntüleyen, yorumcu ve düzenleyen izinleriyle kontrol edilir. Bağlantıya sahip olan herkesle paylaşmak yerine belirli kişilerle paylaşmayı alışkanlık hâline getirin ve harici paylaşımları ara sıra gözden geçirin. Bir kişinin Drive'ım bölümündeki dosyalar o kişiye aittir; ortak drive'daki dosyalar ise ekibe aittir ve işletmenin bağlı olduğu her şey için daha güvenli varsayılan budur.

Takvim, Meet, Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar gündelik araç setini tamamlar. Asıl güçleri hepsinin aynı hesapları ve paylaşım modelini kullanmasıdır; bu yüzden temiz bir hesap yapısı tüm araçlarda birden karşılığını verir.

İşletme Profili, insanlar işletmenizi ya da yakınlardaki benzer işletmeleri aradığında Google Arama'da ve Haritalar'da görünen ücretsiz kayıttır. Adresinizi veya hizmet bölgenizi, çalışma saatlerinizi, telefon numaranızı, fotoğraflarınızı, yorumlarınızı ve güncellemelerinizi gösterir. Dükkânlar, restoranlar, klinikler ve ustalar için çoğu zaman müşterinin edindiği ilk izlenimdir.

Google, profili tam olarak yönetebilmeniz için işletmeyi gerçekten sizin işlettiğinizi doğrulamanızı ister; doğrulama yöntemi işletmenin türüne ve konumuna bağlıdır. Doğrulandıktan sonra girişi paylaşmak yerine iş arkadaşlarınızı veya ajansınızı sahip ya da yönetici olarak ekleyin ve birincil sahibin işletmenin kontrol ettiği bir hesap olduğundan emin olun. Çalışma saatlerini ve kategorileri güncel tutun, gerçek fotoğraflar ekleyin ve yorumlara nazikçe cevap verin. Asla yorum satın almayın ya da uydurmayın; bu Google politikalarını ihlal eder ve profilin askıya alınmasına yol açabilir.

Bir Google Ads hesabı kampanyalarınızı, dönüşüm verilerinizi ve fatura bilgilerinizi barındırır; bu yüzden işletme tarafından oluşturulmalı ve işletmeye ait olmalıdır. Ajanslar genellikle sizinkine bağlanan bir yönetici hesabı üzerinden çalışır; bu sayede siz sahipliği korurken onlar kampanyaları yönetebilir. Erişim düzeyleri tam yönetici yetkisinden salt okunur veya yalnızca faturalandırma erişimine kadar uzanır; herkese ihtiyaç duyduğu en düşük düzeyi verin.

Google Analytics, web sitenizdeki veya uygulamanızdaki trafiği ve dönüşümleri ölçer. Hesabı ve mülkü işletmenin kontrol ettiği bir hesap altında oluşturun, ardından ihtiyacı olan kişilere ve ajanslara yönetici, düzenleyen veya görüntüleyen gibi roller verin. Search Console, sitenizin Google Arama'daki performansını gösterir ve dizine ekleme sorunlarını bildirir. Alan adının tamamının sahipliğini tercihen bir DNS kaydıyla doğrulayın ve kimlik bilgilerinizi vermek yerine iş arkadaşlarınızı kullanıcı olarak ekleyin.

Bu hizmetleri birbirine bağlamak, örneğin Analytics'i Ads'e bağlamak, hangi kampanyaların gerçek müşteri getirdiğine dair daha iyi veri sağlar. Aynı zamanda ele geçirilen tek bir hesabın çok şeye ulaşabileceği anlamına da gelir; bu da erişimi düzenli tutmak için bir neden daha.

Google'ın iş araçlarının neredeyse tamamı, başkalarını kendi Google hesapları üzerinden davet etmenize ve bir rol atamanıza izin verir. Giriş bilgisi paylaşmak yerine bunu kullanın. Biri ayrıldığında erişimini tek bir yerden kaldırırsınız, başka hiçbir şey bozulmaz ve hizmet kimin ne yaptığının kaydını tutar. Bir YouTube kanalı da marka hesabı veya kanal izinleri aracılığıyla aynı şekilde yönetilebilir; böylece yöneticilerin sahibin şifresine hiç ihtiyacı olmaz.

Her önemli hizmet için, ikisi de işletmenin kontrol ettiği hesaplarda olmak üzere en az iki yönetici bulundurun; böylece bir kişiyi ya da bir telefonu kaybetmek sizi dışarıda bırakmaz. Herkes için 2 Adımlı Doğrulama'yı açın ve Workspace'te bunu zorunlu kılmayı düşünün. Yöneticiler için en güçlü seçenek güvenlik anahtarları veya geçiş anahtarlarıdır. Kurtarma e-posta adreslerini ve telefon numaralarını güncel tutun, çünkü girişte bir sorun çıktığında başvuracağınız yol bunlardır.

Erişimi düzenli olarak gözden geçirin. Eski çalışanları ve artık birlikte çalışmadığınız ajansları kaldırın, hesaplarınıza hangi üçüncü taraf uygulamalara erişim verildiğini kontrol edin ve en önemli hesaplarda Google'ın Güvenlik Kontrolü aracını çalıştırın.

Sıfırdan başlıyorsanız önce alan adınızı kaydettirin ve bunun üzerinde Workspace'i ya da işe özel bir hesabı kurun. İşletmeye ait bir yönetici hesabı oluşturun, güvendiğiniz ikinci bir kişiye yönetici yetkisi verin ve her şeyden önce ikisinde de 2 Adımlı Doğrulama'yı açın.

Ardından İşletme Profili, Ads, Analytics ve Search Console'u bu işletme kimliği altında oluşturun ve iş arkadaşlarınızı ve ajansları ihtiyaç duydukları rollerle davet edin. Her hizmeti, sahibini, kimlerin erişimi olduğunu ve kurtarma bilgilerinin nereye yönlendiğini listeleyen kısa ve gizli bir belge tutun. Biri ekibe katıldığında veya ayrıldığında bu listeyi gözden geçirin; böylece Google düzeniniz sessizce bir riske dönüşmek yerine işletmenizi destekler. Hangi hesap karışımını kullanırsanız kullanın, Google'ın kullanım koşullarına ve Ads'ten İşletme Profili'ne kadar her ürünün politikalarına uyun.